Terminer un email peut être un exercice périlleux. Quelle signature utiliser, quel ton adopter, quelle formule de politesse choisir ? Mieux vaut y réfléchir à deux fois, car votre capacité à intégrer les codes en vigueur en dira long sur votre personnalité et votre professionnalisme.

Le nombre d’articles qui traitent du sujet prouve bien l’intérêt ou l’inquiétude que suscite la question.

Que choisir ? Une formule originale pour se démarquer et afficher sa personnalité ou une expression plus classique afin d’éviter tout faux pas ? Et quelle expression privilégier ? Courte ou longue, formelle ou moderne ? Le sujet mérite de s’y arrêter, le temps de tordre le cou à quelques idées reçues et de rappeler quelques fondamentaux.

Entre respect des codes, nouveaux rituels et chaleur humaine

Que cela plaise ou non, quel que soit votre âge et métier, la communication professionnelle reste un langage très codifié. Mieux vaut en connaître les règles pour ne pas risquer de froisser une personne que vous contacteriez pour la première fois et avec qui vous espérez faire affaire.

Puis, au-delà des premiers contacts, plus formels que les suivants, viennent toutes les autres expressions plus ou moins formatées. Le style et le ton que vous adopterez seront révélateurs de votre état d’esprit et de vos intentions.

Dans un article un brin provocateur – « Bien à vous », vraiment ? – une journaliste de Libération décortique avec verve la formule qui envahit désormais de très nombreux emails :

C’est dans le rituel «Bien à vous», «Bien à toi» que se reconnaissent désormais les ambiguïtés de notre temps. Mais que signifie-t-elle donc, cette étrange formule récurrente qui se fraie un passage dans une société obnubilée par l’individualisme et l’indépendance ? (…)

Qu’est-ce donc qu’être poli aujourd’hui ? D’abord rassurer et non plus assurer. A la place des «Veuillez croire», et des «Recevez l’assurance», le «Bien à vous» prend soin de débuter par un mot réconfortant entre tous. Car enfin on n’écrit pas «A vous» (ou «A toi») qui sonnent trop vrai et peut-être trop faux en même temps, mais «Bien à vous».

Rassurer, persuader, masser, détendre, optimiser le temps de cerveau disponible, materner l’autre, telle est la fonction de ce premier mot. Et puis derrière, tout de suite, sans attendre, voici l’offrande suprême, le rite oblatif qui dans les termes impose l’idée d’une dépossession de soi tout entière tournée vers l’autre et sa satisfaction espérée : c’est à toi qu’appartiennent mes actes et mes pensées, à vous que je destine mes secrètes influences, à votre cause que je me rends sans plus hésiter. Dans ton combat, sache-le tu n’es plus seul ; me voilà soldat de ton armée des ombres. Quoique tu puisses croire, semble nous dire la bienfaisante formule, je t’assure que je suis de ton côté.

J’avoue que la formule « Bien à vous » me rebute. À tout prendre, je lui préfère une autre formule, tout aussi passe-partout, que je trouve plus chaleureuse et positive : « cordialement ».

L’expression « Bien à vous » n’est apparue dans mon radar que depuis que je suis en contact avec des PME. Elle n’avait en effet pas cours dans l’univers corporate que j’ai si longtemps fréquenté. Je me suis donc demandé pourquoi certains entrepreneurs l’utilisaient à tout va. À y réfléchir, sans doute est-ce une évolution du traditionnel « à votre service » jugé trop direct ou commercial. Si tel est le cas, ce qui m’interpelle, c’est l’absurdité de la proposition. En effet, dans nos échanges, ces PME sont mes (futurs) clients et moi, leur prestataire … Ils ne sont donc certainement pas « à ma disposition ». Ce serait plutôt l’inverse !

Au-delà de l’hypocrisie de la formule, ce qui me hérisse encore plus, c’est sa version abrégée, ce « bàv » minimaliste qui s’affiche comme par mégarde au bas de certains courriels le plus souvent expéditifs. Certes, les affaires doivent aller vite … mais est-ce une raison pour en évacuer toute attention pour son interlocuteur ?

De la même manière, je suis tout aussi réticente lorsque je reçois un mail d’un inconnu qui d’emblée me tutoie. Généralement, cela ne m’incite pas à la bienveillance. Question de génération sans doute !

Bref, mieux vaut maîtriser les codes et les formes pour arrondir les angles d’une communication pas toujours simple. Examinons à présent d’un peu plus près les différentes formules et les alternatives qui s’offrent à nous.

3 degrés de familiarité

La formule que vous adopterez dépendra bien sûr du contexte et du degré de familiarité avec votre interlocuteur.  Vous n’utiliserez pas la même expression au bas d’une lettre de motivation, d’une réclamation à votre banque, d’une note de synthèse envoyée à votre supérieur hiérarchique ou d’un message envoyé à un collègue proche.  C’est le simple bon sens.

Les formules classiques se résument en un tableau assez simple :

Niveau de familiaritéFormules de politesse
Formel
(= email à un supérieur, un DRH,
une administration ou
pour un premier contact)
  • Salutations distinguées, (très solennel)
  • Sincères salutations,
  • Cordiales salutations,
  • Sincèrement – Bien sincèrement,
  • Salutations (= strict minimum)
Neutre

(= email à un collègue, partenaire
ou client que vous connaissez peu)

  • Cordialement,
  • Meilleures salutations,
  • Bien ou Très cordialement,
  • Bien à vous (=à éviter)
  • Au plaisir de vous revoir,
  • Au plaisir de collaborer,
Amical

(=email à un partenaire, collègue ou à qqn
que vous connaissez bien et appréciez)

  • À bientôt,
  • à plus, @+ (collègue proche, très informel)
  • Amitiés, (= contact suivi et privilégié)

Il va sans dire que moins votre échange est formel, plus vous pourrez exercer votre créativité et sortir des sentiers battus. Vous pourrez ainsi adapter la formule au contexte

  • Bonne matinée
  • Bon début de semaine
  • Belle journée ensoleillée
  • Excellente fin de semaine

Et vous pourrez laisser libre court à votre sens de l’humour ou de la répartie, adopter des formules tirées de films, chansons ou autres

  • Sportivement, (ou Artistiquement, …)
  • Don’t worry, be happy,
  • Let it be,
  • Recevez nos encouragements les plus vifs,
  • ASAPement vôtre,

Les formules à proscrire

  • Toutes les abréviations comme CDLT, SLT, bàv, bàt, etc.
  • Les mauvais jeux de mots (qui risquent de blesser votre interlocuteur)
  • Les expressions qui peuvent porter à confusion
  • Bonne réception (= inutile)

Conclure sans fermer la porte

La fin d’un email est aussi importante que son début. Il faut bien sûr savoir capter l’attention du lecteur pour qu’il lise votre message mais il faut aussi préparer les échanges futurs et laisser une bonne impression. C’est le rôle de la formule de politesse.

L’idée est de toujours conclure. Mais la formule de politesse doit également s’ouvrir sur l’avenir. « Il ne suffit pas de poser son information et de partir sèchement », explique Aude Roy. Comme dans la vraie vie, il s’agit de se revoir, ou de rester en contact. Ainsi, on peut, dit la coach, terminer un mail par les formules suivantes : « dans l’attente de votre retour » ; « n’hésitez pas à me rappeler au… ». Le message est de « donner un rendez-vous futur, soit physique soit téléphonique ou via un autre mail. Il faut tendre ce pont vers le futur pour que le mail soit suivi d’une autre action, que la relation continue. »

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