Bien gérer ses emails pour augmenter sa productivité

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Combien de mails recevez-vous chaque jour ? 10, 50, 100, plus ? Une chose est sûre, vous passez certainement beaucoup (trop ?) de temps à lire et répondre à tous ces mails. Résultat : la liste s’allonge et vous culpabilisez ou vous perdez encore plus de temps à parcourir votre inbox saturée pour retrouver le message d’un client ou d’un fournisseur. Bref, pas très efficace, n’est-ce pas ! 

Et si je vous aidais à réduire ce stress et à reprendre le contrôle de votre inbox ; bref, à mieux gérer vos emails ? J’avais déjà consacré un article sur le sujet en 2012 et je constate qu’il n’a pas pris une ride ! Je vous invite à le (re)lire. J’y préconisais de communiquer avec modération et d’alléger sa boîte mail en trois temps (tri à l’entrée, discipline quotidienne et concision à la sortie).

A relire :  Non au diktat de l’email !

Si je reviens aujourd’hui sur le sujet, c’est qu’il me semble toujours d’un actualité brûlante. Et si les fondamentaux ne changent guère, de nouvelles méthodes sont apparues pour nous faciliter l’existence.

Le cauchemar des emails en chiffres

Pour remettre les choses en perspective, voici quelques chiffres pour préciser l’ampleur du problème :

En France, 88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 12 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam (Radicati Group, mars 2015).

Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie. Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures (étude Adobe, 2017).

L’abondance des messages à un effet pervers sur le salarié. 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31 % avouent être distraits dans leur travail. (Créfac)

Passer 5 heures par jour à répondre à des emails est tout à fait aberrant ! J’ose espérer que les PME et les entrepreneurs ont mieux à faire ! Néanmoins, je suis sûre que vous êtes également confronté à cette déferlante quotidienne et qu’un coup de pouce pour y mettre bon ordre serait sans doute le bienvenu.

La méthode inbox zero en 6 étapes

Avez-vous déjà entendu parler de la méthode Inbox Zero ? Elle consiste à nettoyer sa boite mail systématiquement pour éviter qu’elle ne se transforme en une to-do list monstrueuse et incontrôlée.

Le concept est simple : il s’agit de ramener sa boite mail à zéro en traitant, en supprimant et en triant rapidement tous les mails qui s’y trouvent. Selon les personnes, on conseille d’arriver à zéro chaque soir ou au moins un ou deux fois par semaine.

Voici les 6 étapes pour y parvenir:

1. Simplifiez & instaurez une routine

Être confronté chaque jour à une longue liste d’emails est au minimum frustrant, au pire stressant et démoralisant. Pour éviter de subir cette pression quotidienne, c’est simple … il faut une routine et de la discipline.

Cela ne veut pas dire que vous devez traiter tous les courriels entrants … certains y passeraient sans doute la journée. Par contre, la clé de la méthode « Inbox Zéro » réside dans le fait de vider systématiquement votre inbox et de répartir les emails qu’elle contient dans un nombre restreint de dossiers.  

Concrètement, vous créez 5 dossiers :

  • Urgent (ou TODO) – le dossier le plus important, où se trouvent tous les mails qui doivent retenir votre attention mais que vous n’avez pas le temps de traiter immédiatement,
  • En cours – ce dossier contient les mails auxquels vous ne pouvez répondre tout de suite par manque d’info ou parce que vous attendez la réponse de quelqu’un
  • Délégué – rangez les emails transférés à quelqu’un d’autre (pour suivi éventuel)
  • A lire + tard – à consulter (et vider) quand vous en avez le temps
  • Archive – où se trouvent tous les emails traités.

Les emails entrants ne sont pas tous égaux. Certains sont inutiles, d’autres sont fournis uniquement à titre informatif, certains nécessitent une réponse plus ou moins rapides, d’autres enfin impliquent des actions plus ou moins prioritaires.

Ainsi donc, chaque fois que vous passez en revue votre inbox, vous devrez prendre une décision rapide :

  • Supprimer les messages inutiles (pub, notifications, etc.)
  • Archiver tout message qui ne nécessite aucune action de votre part mais qui est lié à un projet que vous suivez. Archiver plutôt que supprimer, pour pouvoir les consulter si nécessaire.
  • Traiter immédiatement les messages qui demandent une réponse courte (moins de 2 min.).
  • Ajouter à votre « to do » tous les messages qui nécessitent un temps de réflexion et une réponse plus longue. Planifiez des temps de réponse – que ce soit le même jour, à la fin de la semaine ou plus tard. Ajoutez une alarme de manière à ce qu’ils réapparaissent en temps voulu.
  • Transférer ce qui peut être traité par un collaborateur.
  • Mettre de côté ce que vous souhaitez lire plus tard ou approfondir.

Méthode inbox zéro (source : start.lesechos.fr)

Astuce : les experts recommandent de ne pas ouvrir deux fois un courriel et de ne pas le laisser plus d’une journée dans votre boîte de réception.

2. Nettoyez, filtrez et limitez les flux entrants

Évidemment pour bien démarrer cette nouvelle routine, il faut partir de zéro. Et donc faire le tri en archivant ou supprimant tous les mails de votre inbox que vous ne traitez pas immédiatement.  Si vous hésitez à supprimer un email, dites-vous que s’il a plus d’1 mois, soit il n’est plus d’actualité, soit votre interlocuteur a trouvé une réponse à sa question ou vous recontactera.

Cette étape chronophage est indispensable pour partir sur de bonnes bases.  Après ce premier nettoyage, il s’agit d’éviter que votre inbox ne gonfle à nouveau. Pour cela, veillez à éliminer à la source tous les courriels inutiles ou peu pertinents :

  • Désabonnez-vous de toutes les listes et newsletters que vous ne suivez pas activement
  • Désactivez les notifications pour ne plus être distrait en permanence.
  • Filtrez tous les messages en provenance des réseaux sociaux, les notifications, les promos, etc. Gmail les sépare déjà de votre inbox générale.
  • Créez éventuellement d’autres adresses mail pour les courriels associés à certains sites ou comptes en ligne.

Le premier nettoyage effectué, vous devrez ensuite vous discipliner pour « zéroter » régulièrement votre inbox. C’est là tout l’intérêt de la méthode.

Dans son livre « La Boîte à outils de l’Efficacité professionnelle« , Pascale Bélorgey préconise la méthode CAP pour se concentrer sur ses activités essentielles sans se laisser déborder par ses mails.

La méthode CAP permet de traiter ses mails par paquets, en deux étapes :
1) L’analyse des mails reçus pour isoler ceux qui requièrent une action
2) Un traitement spécifique selon la durée de l’action (Source : start.lesechos.fr)

3. Standardisez et automatisez

Si vous envoyez régulièrement le même genre de contenu (offres de prix, réponses à des demandes d’information) pourquoi ne pas préparer une série de mails standards que vous réutiliserez et adapterez en fonction des besoins.

Préparez des signatures standards

Vous n’avez pas encore de signature email qui apparaît automatiquement chaque fois que vous créez un nouveau message ? Il est temps de la configurer !

C’est une fonctionnalité intégrée à chaque client mail.  Mais si vous n’êtes pas trop à l’aise avec sa configuration, wisestamp est un chouette outil avec lequel vous pourrez facilement personnaliser votre signature, y ajouter vos profils sociaux, votre flux RSS, y partager automatiquement votre dernier billet de blog, des citations, etc.

Vous pouvez même créer plusieurs signatures, pro ou perso, à insérer en fonction de vos besoins.

A relire : Transformez votre signature mail en atout marketing

Créez des modèles de réponse

Si vous envoyez souvent le même genre d’email (accusé de réception d’une demande de devis, demandes diverses, …) pourquoi ne pas créer des emails type que vous pourrez personnaliser en fonction des besoins. Vous gagnerez ainsi un temps considérable.

Automatisez certaines réponses

Vous pouvez créer une réponse automatique expliquant quand vous vérifiez vos emails. Par exemple :

« Merci pour votre email ! En raison de ma charge de travail actuelle, je ne vérifie les courriels qu’à 11 h et à 16 h. Si vous avez besoin de quoi que ce soit immédiatement, n’hésitez pas à m’appeler sur mon portable pour que je puisse aborder cette question importante avec vous. Merci et bonne journée ! »

Établissez des règles

Certains emails peuvent être traités automatiquement. C’est le cas de toutes les newsletters (du moins celles que vous voulez effectivement lire). Pour éviter qu’elles ne polluent votre inbox, créez une règle pour les glisser automatiquement dans le dossier « à lire plus tard ».

De même, tous les emails qui ne vous sont pas adressés directement (copie pour info) peuvent être évacués automatiquement dans ce même dossier « à lire plus tard ». Vous déciderez alors, quand vous en aurez le temps, si vous voulez y donner une suite, archiver ou supprimer le message.

La méthode GTD (Getting Things Done) en aide certains mais est jugée trop contraignante par d’autres. En fait, quelle que soit la méthode de départ, testez et peaufinez jusqu’à trouver ce qui marche vraiment pour vous. Toutefois votre mot d’ordre est simple : DISCIPLINE. Comme pour les plannings, les budgets ou tout autre approche business, elle ne marchera qui si vous vous fixez un objectif clair et que vous vous y tenez. Dans le cas des emails : INBOX ZERO au moins une fois par semaine.

4. Arrêtez de classer vos mails

Dans le monde physique, il est logique de consacrer du temps à l’organisation des documents dans des dossiers, seul moyen de trouver rapidement des documents quand on en a besoin.

Dans le monde virtuel, le classement est plutôt une perte de temps. La façon la plus rapide de trouver une information consiste à utiliser un moteur de recherche. Il en va de même pour les emails.

Outils de recherche vs classeurs

Prenez le temps de vous familiariser avec les paramètres de recherche avancés de votre application de messagerie (Gmail ou Outlook) et laissez les machines travailler à votre place.

Un dossier par projet ou par client, une organisation pas forcément efficace. De plus en plus on préconise de penser en actions et en deadlines plutôt qu’en projet/client. A vous de juger ! L’important, c’est que vous soyez à l’aise avec la méthode choisie (sinon cela ne fonctionnera pas à long terme).

Pour ma part, étant de la vieille école, j’ai du mal à éliminer tout classement. Donc, je crée au minimum un dossier par client pour retrouver rapidement tout ce qui le concerne. J’y perds sans doute un peu de temps en amont, mais je m’y retrouve par la suite !

Moins de dossiers, plus d’efficacité

Ne gardez que quelques dossiers : urgent – en cours – à lire plus tard – archives (éventuellement organisées par projet / client). Il sera alors bien plus facile de traiter et prioriser les emails en fonction de leur importance et urgence. Vous pouvez bien sûr adapter ce modèle à votre situation mais LIMITEZ au maximum le nombre de dossiers.

5. Planifiez des moments dédiés

De nombreuses études montrent que le fait de changer de tâches nous amène à travailler de façon moins efficace, certaines recherches suggérant même que nous perdons jusqu’à 40 % de notre productivité en sautant d’une chose à l’autre. L’ouverture du courrier électronique ne fait pas exception à la règle.

Si votre activité le permet, nous vous suggérons donc de réserver une série de plages horaires tout au long de la journée pour traiter vos courriels – peut-être en milieu de matinée, après le déjeuner et en fin d’après-midi – mais, de grâce, arrêtez de jeter un coup d’œil à votre inbox à tout moment.

Et bien sûr désactivez les notifications sur votre ordinateur et votre téléphone. Si vous craignez de manquer des messages urgents, prenez quelques minutes pour créer des notifications personnalisées qui vous avertiront des messages prioritaires.

Le résultat final est gagnant-gagnant : vous gérez votre courrier électronique plus efficacement en l’abordant à des moments dédiés, et vous serez plus concentré et productif le reste de votre journée sans ces interruptions constantes.

6. Dotez-vous d’outils et de process performants

Certains utilitaires facilitent le contrôle de votre boîte de réception. Testez-les !

Envisager ses emails autrement

Les millennials ont tendance à chercher des alternatives au mail. Ainsi, pour certains, Asana ou Trello remplace la plupart des allers-retours pour adapter les plannings et suivre l’évolution d’un projet ; WhatsApp est apprécié pour sa capacité à envoyer d’énormes fichiers, des notes vocales ou encore des vidéos ; Skype aussi est préféré pour des interactions rapides et live.

Avec unroll.me vous pourrez vous désabonner en masse de toutes les newsletters que vous ne lisez pas.

IFTTT est un outil de productivité étonnant qui vous aide à connecter les applications et les appareils que vous utilisez tous les jours avec les énoncés « if this, then that » – qu’ils appellent « recettes ».

L’email n’est pas un outil de gestion de projet

On tend souvent à gérer des projets en envoyant des tas d’email. Stop ! Ce n’est vraiment pas la méthode la plus efficace. Il y a des outils bien plus puissants pour travailler en groupe sur un projet donné.

Slack est l’un de ces outils de productivité qui gère toutes les infos liées à un projet bien mieux que votre messagerie.  Slack est une plateforme collaborative qui vous permet de mieux travailler en équipe. Les avantages de Slack :

  • Des conversations instantanées et organisées, par équipe, par projet, par client, etc.
  • Des fils de discussion avec partage de fichiers et documents
  • Un historique facilement consultable et un fonction de recherche qui porte sur tout le contenu

Asana ou Trello sont d’autres outils de productivité modernes qui peuvent se connecter à votre boite mail.

Lier emails et agenda

Enfin, si l’email entrant est l’annonce d’un événement ou une invitation à une réunion ou un rendez-vous, inscrivez-le directement dans un agenda qui sera au minimum synchronisé sur tous vos appareils (portable, PC, tablette, …) et éventuellement partagé en tout ou en partie avec d’autres membres de votre équipe.

Résumé en une infographie

La méthode inbox zéro ne sera efficace que si elle vous aide vraiment à vous organiser et à mieux gérer votre temps. Elle vous demandera certainement un peu d’effort au démarrage, mais vous en constaterez rapidement les effets positifs et vous ne pourrez plus vous en passer !

Et pour terminer, voici un récapitulatif sympa (même s’il est en anglais ^^) pour garder tout cela en mémoire.

Inbox Ninja

Pour aller plus loin

                    

2019-04-01T07:57:47+00:00 31 mars 2019|Emailing, Outils de productivité|0 commentaire

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