Inbox zero | comment mieux gérer votre boite mail

Nous sommes tous confrontés à l’explosion de nos boîtes mail, saturées de mails à traiter le plus souvent en urgence. Faites-vous partie de ceux qui vérifient leur messagerie trop régulièrement, au risque de perdre le fil du travail en cours ? Si oui, cet article devrait vous intéresser.

Face à ce flux d’emails, nous ne sommes pas tous égaux. Pour ceux qui reçoivent plus de 100 emails par jour (plus de 40% des employés), il est clair que la manière de les gérer aura une influence directe sur la qualité de son travail. J’ai connu des managers qui gardaient les yeux rivés sur leurs mails en permanence. J’en ai connu d’autres qui les survolaient, les empilaient, les laissaient pourrir puis finissaient par les éliminer en vrac. J’en ai rencontré d’autres enfin, moins nombreux il est vrai, mieux organisés ou plus disciplinés, qui abordaient cette activité chronophage avec méthode et efficacité.

On a souvent annoncé la mort de l’email … mais au bout du compte, il est toujours là malgré les chatbots, les messageries, les intranets et tous les outils collaboratifs.

Sommaire

Communiquer avec mesure
En route vers l’inbox zéro
En conclusion

Communiquer avec mesure

Envoyer, recevoir, transférer un message, un compte rendu de réunion, un appel d’offre, une demande de renseignement ; joindre un fichier, un planning, une illustration … autant d’utilisations de la messagerie électronique qui permettent de communiquer facilement et rapidement. Oui, mais …

Derrière ces tâches simples se cachent des risques de dérives qui pèsent de plus en plus lourd sur la qualité du travail et le quotidien des entreprises :

Temps perdu (plus de 2h par jour pour 56% des utilisateurs),
Primauté de l’urgence et de l’instantané (un email peut bouleverser les priorités)
Surcharge d’informations (trop d’info tue l’info),
Dépersonnalisation des relations (on envoie un email à son voisin plutôt que de lui parler),
Déconcentration (il faut plus d’1 min pour se reconcentrer après une interruption ; faites le compte : 100 emails = 100 min volées au travail),
Agressivité (répondre à chaud à un email de reproche contribue à enflammer le débat plutôt que de l’apaiser)
Stress (des études américaines ont montré que le va-et-vient perpétuel entre plusieurs écrans augmentait le rythme cardiaque et l’anxiété)

En route vers l’inbox zéro

Si votre bureau est perpétuellement envahi par des piles de papiers, magazines, factures, rapports, etc., il y a fort à parier que votre messagerie est tout aussi désorganisée. Alors, si vous ne savez plus où donner de la tête, il est temps de mettre en place quelques règles simples. Et pour être efficace, votre action devra porter sur le cycle de vie complet de vos emails, à savoir

Entrée : réduire les emails entrants
Gestion interne : filtrer et trier les messages
Sortie : traiter avec méthode les courriels

Avant d’aborder votre inbox, je vous propose d’éliminer les alertes sonores ou visuelles qui vous conditionnent à répondre de manière pavlovienne. Très peu de métiers justifient un tel traitement des courriels. Et si quelqu’un a vraiment besoin d’une réponse urgente, il lui suffit de prendre le téléphone, voire de se déplacer jusqu’à votre bureau. Choisissez 2 ou 3 plages horaires par jour où vous consulterez vos mails. (11h & 17h serait idéal selon les experts ; surtout pas en début de journée).

Attaquons à présent le coeur du problème. Je vous propose quelques tactiques simples pour reduire la taille de votre inbox.

Tri à l’entrée

Supprimez les abonnements inutiles. Si vous n’avez pas le temps de les lire ou si les infos ne sont pas pertinentes, n’hésitez pas à vous désinscrire.
Diminuez les copies : demandez à vos collègues de ne vous mettre en copie que lorsque c’est indispensable. Il est par exemple improductif de partager par email les notes et rapports sur l’avancement d’un projet. Ces documents doivent être partagés et accessibles à tout moment via un intranet. Ainsi, vous serez sûr d’avoir toujours la dernière version !
Éliminez les emails inutiles (blagues, chaînes, spams, etc.). Utilisez pour ce faire les fonctions de courrier indésirable et blacklistez ceux qui les envoient.

Gestion quotidienne

En fonction de l’importance d’un mail vous réagirez différemment. Pour voir clair, créez 3 dossiers : Action – Attente – Archive.
Gérez la taille de votre inbox. Imposez-vous une limite: pas plus d’un écran (tout doit être visible).
Triez systématiquement vos emails vers un des 3 dossiers :
- Action = la réponse ne vous prendra pas plus de quelques minutes
- Attente = cet email demande réponse ou action de qqn d’autre
- Archive = toutes les autres infos que vous consulterez quand vous en aurez besoin ou le temps.
Filtrez automatiquement toutes les newsletters, alertes ou mails récurrents soit vers des dossiers dédiés dans la section archive (la plupart des messageries permettent d’installer des règles automatiques en quelques clics), soit vers le dossier archive tel quel (la fonction interne de recherche vous permettra alors de retrouver un mail sans avoir à passer du temps à trier).
Associez des couleurs aux dossiers ou personnes prioritaires afin de les distinguer au premier coup d’œil. Cela peut être utile de reconnaître immédiatement un email de votre boss, du PDG ou de votre principal client.
Distinguez les mails qui vous sont directement adressés de ceux où vous êtes en copie. Ces derniers peuvent être directement classés dans le dossier archive. Vous les lirez quand vous en aurez le temps et si vous en avez besoin.

À la sortie : action et concision

Traitez uniquement les mails qui se trouvent dans votre dossier Action, en commençant bien sûr par ceux que vous jugez prioritaires.
Prenez le temps de lire complètement vos emails. Si vous lisez en diagonale, vous risquez de négliger certains détails, voire même de répondre à côté de la question.
Soyez bref et précis. Allez droit au but. Et si le sujet requiert des explications plus longues, préférez le téléphone, quitte à confirmer les points importants de l’entretien par un mail si vous avez besoin d’une trace écrite.
Évitez de réagir à chaud. Prenez le temps de la réflexion pour faire un réponse raisonnée et équilibrée.
Évitez de mettre la terre entière en copie. Demandez-vous systématiquement qui à vraiment besoin de recevoir votre email.