Comme beaucoup d’experts, vous détenez des informations susceptibles d’être transmises à vos collaborateurs, vos partenaires ou vos clients. À l’heure du partage et du travail collaboratif, c’est même devenu une nécessité. Pourtant, aussi louables que soient vos intentions, elles resteront vaines si vous ne parvenez pas à expliquer simplement vos connaissances. Transmettre est un art qui s’apprend. Voici quelques conseils pour y parvenir.

Engagez votre traducteur interne

La connaissance est souvent confrontée à un problème de traduction. Toute votre érudition, tout votre savoir-faire, toutes vos connaissances théoriques ou pratiques ont bien peu de sens si vous les gardez pour vous-mêmes ou si vous ne parvenez pas à les expliquer clairement aux autres.

À quoi sert votre intelligence si personne ne vous comprend ?
Simplifier et rendre ses connaissances accessibles, tout en conservant nuance et précision, est infiniment plus « intelligent » et exigeant que de thésauriser l’information en sa possession (sous le faux prétexte que savoir = pouvoir) ou de râler parce que les autres ne comprennent rien à rien ou pire encore d’utiliser un jargon uniquement compris par d’autres experts.

Dans certains cas, vous serez amenez à partager, non pas vos connaissances, mais des informations reçues d’autres spécialistes, chercheurs, leaders d’opinion. Là encore, votre rôle d’expert est de traduire un savoir complexe en langage clair, succinct et accessible au plus grand nombre.

Voici sept astuces pour faciliter la transmission et la compréhension de connaissances complexes.

Étape # 1: Posez-vous les questions du candide

Pour enclencher le processus de simplification, il faut tout d’abord (se) poser une série de questions évidentes qui entraîneront des réponses simples. Mettez-vous à la place de votre interlocuteur, imaginez-vous dans la même position dans un domaine que vous ne maîtrisez pas du tout. Quelles questions poseriez-vous au spécialiste ?

Avant d’entamer un rapport, de préparer une réunion, un article ou une présentation, forcez-vous à vous poser les questions du candide.

Étape # 2: Créez des analogies simples

Il est toujours intéressant de comparer un sujet complexe à quelque chose de plus simple ou de plus connu. De montrer les similarités ou les différences.

Un jour, un employé de Ford s’est rendu dans un abattoir de Chicago. Là, il a vu une boucherie industrielle modèle: les carcasses d’animaux sont déplacées sur des chariots roulants, tandis qu’une série de bouchers effectuent des tâches spécialisées au fur et à mesure qu’avancent les carcasses. Tandis que Klann regarde cette symphonie sanglante en mouvement, il a une révélation analogique: démanteler quelque chose (une carcasse) était fondamentalement similaire à construire quelque chose (un moteur); par conséquent, l’adoption d’une ligne d’assemblage se déplaçant permettrait à Ford d’augmenter la productivité et de réduire les coûts, il en était convaincu.

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Vérifiez bien sûr que vos analogies sont exactes. Si oui, elles sont un excellent moyen d’expliquer un nouveau concept à vos interlocuteurs.

Étape # 3: Soyez précis

Simplifier ne veut pas dire éliminer les détails. Ils sont nécessaires pour faire avancer le savoir, le travail en équipe, la gestion de projet.

Simplifier ne veut pas dire bêtifier. La simplification doit au contraire contribuer à l’enrichissement collectif. Plus les explications sont précises, claires et bien comprises par tous les intervenants, plus les travaux et projets évoluent harmonieusement. Simplifier permet à chaque collaborateur de mieux comprendre les différents aspects, enjeux et contraintes d’un projet.

Les projets sont de plus en plus souvent pluridisciplinaires. Plusieurs spécialistes collaborent pour mener à bien un projet d’envergure. Il est donc fondamental que chacun apporte ses compétences avec précision et clarté.

Étape # 4: Donnez des exemples

Pour éviter toute confusion, rien de tel que d’illustrer vos propos avec des exemples, comme celui-ci :

L’anecdote est saisissante : au moment du débarquement des galions de Christophe Colomb sur les rives de l’Amérique, on raconte que certains indiens présents ne voyaient pas les navires. Ceux-ci étaient à ce point étrangers à leur conception des choses et à leur vision du monde qu’ils ne pouvaient tout simplement pas envisager qu’un bateau puisse avoir cette taille et cette forme.  Leurs cerveaux, incapables de réconcilier croyance et réalité, préféraient effacer le tout. [source]

A l’heure du storytelling, les histoires sont bien sûr à la mode, mais elles ont aussi et surtout un formidable pouvoir explicatif.  Lorsque présentez votre contenu, assurez-vous qu’il entre bien dans la vision des choses de vos interlocuteurs.

Étape # 5: Éliminez le jargon

Chaque métier a son jargon. Malheureusement, nous ne sommes pas toujours conscients que les termes que nous utilisons chaque jour ne sont pas forcément connus ou compris par un public non averti. Un exemple parmi d’autres :

Dans un meeting ou une conf call, faire un pitch un peu trop corporate hors deadline et sans brainstorming parce que le timing est short risque de faire décrocher une bonne partie de votre auditoire.

Éliminez tout jargon inutile. Si vous avez un doute à propos d’un terme, expliquez-le ou évitez-le. Éviter le jargon implique de reformuler précisément des concepts et des processus en leur appliquant des mots sans ambiguïté. Vous clarifiez ainsi vos explications pour tous les publics.

Étape # 6: Vérifiez faits & données

Une fois que vous avez supprimé le jargon et filtré votre contenu pour le rendre parfaitement compréhensible, demandez à un expert de le vérifier pour vous assurer que ce contenu simplifié reste correct et factuel.

Vous minimiserez ainsi les risques d’approximations ou d’informations inexactes.

Étape # 7: Ouvrez le dialogue

Vous êtes maintenant persuadé que votre contenu est facile à comprendre. Mais il est possible que certaines personnes aient encore des difficultés à vous comprendre. Inversement, votre contenu peut paraître trop simpliste ou certains peuvent estimer que vous avez omis des aspects importants.

Laissez donc la porte ouverte aux critiques (positives) pour enrichir le débat et améliorer vos prochains contenus.

C’est ce que je vous invite à faire dans les commentaires.

Inspiration : Copyblogger