Dans les petites entreprises les ressources font souvent défaut, surtout au démarrage. Chaque employé porte plusieurs casquettes et jongle avec différentes tâches et fonctions. Dans un tel contexte, une gestion de projet efficace peut aider à tirer le meilleur parti des ressources et des budgets existants, en vue d’augmenter les performances de l’entreprise et la satisfaction des clients.
Il ressort d’une grande enquête menée en 2018 en France par Capterra que 35% des PME n’utilisent aucun logiciel de gestion de projet. Elles gèrent leur business à l’ancienne, avec des tableurs Excel et des emails pour la communication. Aucun outil collaboratif, aucun logiciel de planification, de gestion du temps, de contrôle des budgets et des performances.
En Allemagne, ce sont même 54% des professionnels qui travaillent encore de manière manuelle. Pourtant l’offre de logiciels de gestion de projet est extrêmement riche et variée, comme le montre ce comparatif des meilleurs outils de gestion de projet.
Sommaire
6 idées fausses qui freinent l’adoption des outils de gestion de projet
Lorsqu’on demande aux PME les raisons pour lesquelles elles n’utilisent pas de logiciel spécialisé pour gérer leurs projets, voici les principaux arguments avancés :
Mon entreprise est trop petite.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’utilisation d’outils de gestion performants vous aide à mieux planifier, budgéter et réaliser vos différentes tâches.
Mon expertise suffit.
L’expertise ne suffit pas à garantir la réussite d’une entreprise. Parmi les raisons qui mènent les jeunes PME à la faillite, on trouve souvent une mauvaise planification, un manque de capital et une mauvaise gestion des tâches et des ressources.
C’est une dépense injustifiée.
La mise en œuvre d’un processus de gestion de projet ne nécessite en aucun cas un gros investissement. Que du contraire. Vous trouverez sur internet de très nombreux conseils, modèles et outils gratuits ou peu coûteux.
La gestion de projet va me ralentir.
C’est tout le contraire qui se passe en réalité. Démarrer un projet sans bien définir sa portée, son contexte et le budget ou les ressources nécessaires, peut entraîner des délais ou des blocages, voire même aboutir à des résultats médiocres.
Je n’ai pas les compétences.
Il est tout à fait possible d’acquérir les connaissances de base nécessaires en suivant un « cours accéléré » qui vous présentera les théories, outils et processus spécifiques essentiels à la gestion de projet.
Je n’ai pas le temps.
Le fait de suivre un processus peut effectivement allonger la durée d’un projet. Cependant, pour utiliser une analogie facile, si vous construisez une maison, vous préférerez avoir un résultat final de qualité, plutôt qu’un résultat rapide, mais médiocre ou présentant de nombreux défauts. Pensez à la satisfaction client !
4 raisons d’adopter un outil de gestion de projet
Pour convaincre les sceptiques, voici quatre points qui devraient les faire réfléchir :
Filtrer les idées et les prioriser
Comme tous les entrepreneurs, vous avez mille idées pour développer votre business. Mais toutes ne se concrétiseront pas. Adopter un outil de gestion de projet vous sera bien utile pour détecter les lacunes de chaque idée et objectiver leurs avantages et inconvénients avant d’y investir du temps et des ressources.
Canaliser les énergies et concentrer vos efforts
Vous avez de grands rêves. Et vous passez beaucoup de temps à imaginer comment les réaliser. La gestion de projet peut vous aider à « découper » votre vision à long terme en objectifs mesurables. Vous progresserez ainsi de manière plus fluide, en limitant les risques d’être débordé ou déçu.
Gérer les équipes à distance
À l’heure du travail nomade et du télétravail, mettre en place des outils de collaboration et de suivi efficaces et faciles à prendre en main par tous les membres d’une équipe est incontournable.
Réduire la charge mentale
Si vous gardez en permanence en tête toutes les tâches à accomplir pour réaliser vos objectifs, vous encombrez inutilement votre cerveau et vous risquez de finir en burnout. Alors, même si votre capacité à réagir rapidement vous donne un avantage concurrentiel, assurez-vous de le faire de manière structurée pour augmenter vos chances de réussite et préserver votre sérénité.
La gestion de projet et la règle 1:10:100.
Il est prouvé que la gestion de projet permet d’économiser du temps, de l’argent et de l’énergie. En effet, au plus tôt un problème est détecté, au moins il coûtera à l’entreprise.
- Un problème non résolu en phase initiale coûte 10x plus cher à résoudre en cours de développement
- Un problème détecté après la réalisation/livraison du projet coûte quant à lui 100 fois plus cher.
Il y a donc un réel intérêt à bien réfléchir et à planifier chaque projet plutôt que d’agir dans l’urgence ou en mode réactif.
Des outils de gestion simples, efficaces et adaptés aux PME
Il existe d’innombrables outils de gestion de projet. Certains sont destinés aux grandes entreprises amenées à gérer des projets plus complexes, aux longues phases de développement et aux process compliqués. Mais il existe aussi toute une gamme d’outils en ligne, parfois très simples d’utilisation, parfaitement adaptés aux petites entreprises.
En 2018, l’étude de Capterra montrait que plus de la moitié des logiciels de gestion utilisés en entreprise étaient des logiciels de bureau et non des outils SaaS qui tirent pleinement profit du cloud. Mais cela, c’était avant le Covid et l’essor du télétravail. J’imagine qu’entretemps, un certain nombre d’entreprises se sont tournées vers des logiciels dans le cloud afin de faciliter le partage des informations en cas de travail à distance, mais aussi pour optimiser le monitoring des tâches et des ressources.
C’est ce que font des outils de nouvelle génération comme Monday, Asana, Zoho, Trello, Nutcache et bien d’autres. Pour vous y retrouver dans la jungle des logiciels, vous trouverez en ligne de multiples comparatifs et analyses détaillées de chaque plate-forme ou outil spécialisé. La plupart vous aideront à répondre aux principaux défis que rencontrent les professionnels aujourd’hui : respecter les délais, s’adapter aux changements en cours de projet, équilibrer les budgets et répartir les tâches efficacement.
En conclusion
Le choix d’un outil de gestion de projet est incontournable. Il dépend essentiellement de vos besoins spécifiques. J’en ai testé plusieurs au fil des années. La plupart offrent des fonctionnalités similaires, mais chacun a ses particularités. C’est pourquoi, je vous recommande de comparer les options proposées, d’en sélectionner 2 ou 3, puis de tester celui qui vous semble le mieux répondre à vos besoins afin de vérifier sa facilité d’utilisation et sa compatibilité avec votre univers business.
La plupart des outils de gestion de projet proposent une version gratuite. Profitez-en. Et si l’outil testé ne vous convient pas, passez au suivant.
